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Travail administratif : mode d'emploi pour être plus serein

Conseils pratiques, calendrier réglementaire, formations ou encore logiciel de gestion... Les Chambres d’agriculture de Normandie proposent aux chefs d’exploitations de nombreux outils pour faciliter le travail administratif et gagner en sérénité.

En moyenne, de 10 h à 15 h par semaine de travail administratif

La gestion administrative est pesante et anxiogène pour les agricultrices et agriculteurs. Pas simple de comprendre toutes les subtilités de l’administration, de connaître toutes les échéances, les obligations et les exceptions. Les agriculteurs peuvent vite être noyés sous la masse d’informations et malheureusement la situation tend à se complexifier. Même si souvent une partie des travaux est déléguée aux centres de gestion. Il n’en reste pas moins que le temps dédié au bureau et aux papiers est en moyenne de 10 heures par semaine, et qu’il dépasse largement les 15 heures hebdomadaires dans les grandes exploitations et celles qui emploient de la main-d’œuvre. Si les tâches administratives restent toutefois minoritaires comparativement au temps consacré à la production, elles n’en restent pas moins stratégiques car 60 à 70 % des revenus des exploitations sont conditionnés à ce travail administratif.

La paperasse pèse sur la charge mentale

Certaines démarches administratives renvoient à une image culpabilisante des pratiques agricoles et à la nécessité de sans cesse prouver sa bonne foi. La pression réglementaire qu’elle soit réelle (empilement des normes, augmentation du travail administratif…) ou imaginaire (psychose du contrôle…) pèse sur la charge mentale des agriculteurs. Cette charge mentale permanente n’est pas anodine. Le surmenage reste rarement sans conséquences sur le quotidien. Quand on ne ramène pas ses problèmes à la maison, ce sont les relations avec les associés ou les voisins qui se dégradent.
Plus encore, un certain nombre de cas ont fait état de réels symptômes pathologiques comme le repli et la perte de confiance en soi, l’instabilité émotionnelle, l’alcoolisme, l’insomnie, l’anxiété et l’angoisse. Attention au sentiment d’avoir trop de choses auxquelles penser, trop de choses à faire, au point de ne plus réussir à prioriser. Le risque d’épuisement professionnel n’est pas loin. Dans le pire des cas, le mal-être est tel qu’il peut entraîner burn-out, dépression, voire suicide, des maux connus pour toucher particulièrement le milieu agricole.
Pour accompagner les agriculteurs, différents services sont proposés comme Agri’écoute au 09 69 39 29 19 ou agriecoute.fr qui est accessible à tout moment et qui permet de dialoguer par tchat ou téléphone de façon confidentielle avec un professionnel de la MSA. En Normandie, les cellules d’accompagnement Réagir accompagnent tous les agriculteurs dès les premiers signes de fragilité.

Six conseils pour mieux appréhender le travail administratif

S’il est intéressant et même très utile de chercher à faire la paix avec la bureaucratique, cela ne change rien à la complexité du travail qu’elle demande. Voici quelques conseils pour faciliter les choses.

Conseil n° 1 : Ranger, trier, classer et archiver les documents
L’organisation est la clé. C’est vrai dans toutes les activités, et pour l’administratif particulièrement. Le travail administratif a besoin d’être cadré et requiert donc des principes et des procédures à mettre en place. Le tri du courrier, les règles de classement et d’archivage des documents numériques ou papiers doivent être établis et respectés par tous. Le classement de ces dossiers doit suivre une certaine logique et chronologie. Attention, il faut faire preuve de rigueur et ne pas s’éparpiller.

Conseil n° 2 : Anticiper les échéances avec le calendrier réglementaire
Déclarations Pac, obligations environnementales, réglementation du travail… Le calendrier réglementaire rappelle, mois par mois, les formalités importantes à ne pas oublier pour être zen dans le pilotage de l’entreprise. Il permet d’appréhender en amont les périodes sensibles comme le mois de mai qui reste une période chargée sur le plan administratif avec la superposition de démarches liées à la Pac et à la fiscalité des entreprises. Les informations sont classées par code couleur, ce qui permet en un coup d’œil de connaître les prochaines échéances.
 
Conseil n° 3 : Dématérialiser les documents
Dématérialiser les documents permet de les stocker de manière très sécurisée et d’y avoir accès n’importe où et depuis n’importe quel appareil. C’est très pratique et fait gagner beaucoup de temps. À cela s’ajoute la libération de place dans les bureaux et un classement des documents plus simples.

Conseil n° 4 : Utiliser un logiciel de gestion
L’utilisation d’un logiciel de gestion agricole permet de piloter la performance technique et économique de l’exploitation et d’obtenir facilement les données relatives à l’exploitation. Au-delà des bénéfices apportés sur la productivité, ces logiciels apportent une aide réelle pour réaliser le travail administratif. Ils sécurisent l’ensemble des démarches réglementaires et facilitent les déclarations dans Télépac. D’ailleurs, 64 % des agriculteurs interrogés dans le cadre d’une étude conduite par l’institut BVA en 2021 disent gagner du temps dans leurs tâches administratives grâce à leur logiciel de gestion d’exploitation. Pour optimiser les gains, il est préférable d’opter pour des outils tout-en-un, offrant un niveau d’interopérabilité élevé. Cela évite les allers-retours d’une application à une autre. Par ailleurs, il est important d’associer les utilisateurs finaux (associés ou salariés) dans le choix des outils et prendre en compte leur désidérata.

Conseil n° 5 : Se former
Les Chambres d’agriculture de Normandie proposent tous les ans des formations permettant d’améliorer la gestion du travail administratif. Les formations “Gérer sereinement le travail administratif” ou “Approfondir mon usage de l’ordinateur pour mon exploitation”, font partie des indispensables pour adopter de bonnes pratiques. Elles sont proposées tous les ans et de nouvelles sessions peuvent être ouvertes à la demande de groupe d’agriculteurs.

Conseil n° 6 : Externaliser
Comptabilité, bulletins de paie, déclarations fiscales ou sociales, une partie du travail administratif peut être délégué à un centre de gestion. En externalisant tout ou une partie des “papiers” et des déclarations, les exploitants peuvent ainsi se consacrer pleinement à leur cœur de métier. Ils gagnent du temps, sécurisent les opérations en s’appuyant sur l’expertise de professionnels, réduisent les délais d’exécution et bénéficient d’une plus grande flexibilité. Toutefois, il faut être vigilent sur la nature des missions déléguées. Le chef d’entreprise ne doit pas perdre son autonomie et sa capacité de pilotage. La délégation présente des risques dont il faut bien avoir conscience : la perte de savoir, la perte de contrôle, la dépendance envers le centre de gestion et l’augmentation des coûts. •
 

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